Un grand organisme public modernise sa gestion documentaire en intégrant SAE Vitam : valeur probante, décommissionnement legacy, gouvernance multi-projets. En tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage, j’ai piloté l’intégration, structuré la trajectoire et fédéré les équipes métiers.
Contexte et demande
Dans le cadre d’un ambitieux projet interministériel de dématérialisation des flux entrants, un grand organisme public a souhaité moderniser sa gestion des documents sensibles en s’appuyant sur une solution d’archivage électronique (SAE) conforme aux plus hauts standards de valeur probante. L’objectif : permettre la destruction sécurisée de documents papier, tout en garantissant leur conservation numérique certifiée grâce à l’intégration de la solution Vitam, reconnue pour sa robustesse, sa conformité réglementaire et sa capacité à gérer de très grands volumes d’archives numériques
Enjeux du projet
Ce type de projet d’archivage à grande échelle présente des défis spécifiques. Le passage du papier à l’archivage électronique certifié ne se résume pas à un simple changement d’outil. Il implique une transformation profonde des pratiques documentaires.
Plusieurs enjeux structuraient la mission :
- Garantir la valeur probante des archives numériques, condition indispensable pour autoriser la destruction sécurisée des documents papier ;
- Coordonner l’intégration progressive de multiples projets métiers vers la solution Vitam, chacun avec ses propres contraintes et calendriers ;
- Piloter le décommissionnement de l’ancien système d’archivage sans rupture de service ni perte de données ;
- Fédérer une communauté d’utilisateurs hétérogène autour de standards et de bonnes pratiques partagés.
Notre intervention
En assistance à la maîtrise d’ouvrage, j’ai piloté :
- La représentation de l’organisme au sein d’un club utilisateurs fédérant plus de 80 entités, pour partager les meilleures pratiques et anticiper les évolutions du secteur.
- Le cadrage des évolutions du SAE en production, afin d’aligner la solution sur les besoins métiers et réglementaires ;
- La mise à jour de la feuille de route pour l’intégration progressive des projets métiers au SAE ;
- La coordination des travaux de décommissionnement de l’ancien système, garantissant la migration sécurisée des archives ;
Résultats obtenus
Résultats obtenus
- Redynamisation de la feuille de route d’intégration, permettant à chaque projet métier de s’approprier les enjeux de l’archivage à valeur probante et d’optimiser ses processus ;
- Sécurisation du plan de décommissionnement de l’ancien SAE, avec une gestion maîtrisée des risques et des fonds d’archives ;
- Renforcement du positionnement de l’organisme dans la communauté des utilisateurs Vitam, facilitant la veille et l’innovation sur les usages de l’archivage numérique.
Vous pilotez un projet de transformation digitale ou souhaitez fiabiliser la gestion de vos archives numériques ?
Enseignements clés
Cette mission a confirmé plusieurs facteurs de succès pour les projets d’archivage électronique dans le secteur public.
D’abord, l’importance d’une feuille de route claire et partagée. Sans vision commune, les projets métiers avancent en ordre dispersé et les priorités d’intégration deviennent ingérables.
Ensuite, la valeur d’une communauté d’utilisateurs active. Le club utilisateurs a permis de mutualiser les retours d’expérience et d’accélérer la montée en compétence collective.
Enfin, la nécessité d’un pilotage rigoureux du décommissionnement. La migration depuis un système legacy reste la phase la plus risquée. Elle exige un plan détaillé, des jalons de contrôle et une gestion fine des risques.
